می خواهید برای یک میهمانی دوستانه به آشنایان خود ایمیل بزنید وآنها را دعوت کنید فرصت تهیه وارسال نامه های جداگانه ندارید و می خواهید یک ایمیل مشابه را به تمامی آنها ارسال کنید
یک راه ابتدایی برای این کار این است که نشانی ایمیلهای انها را در قسمت TO: ،CC: یا BCC بگذارید وایمیل کاملا مشابهی برای تمام افراد ارسال کنید برخی کاربران کمی حرفه ای تر عمل می کنند یک گروه از آدرسهای ایمیل های آنها تشکیل میدهند وایمیل مزبور را به آن گروه ارسال می کنند
روش فوق یک ایراد اساسی دارد وآن اینکه تمامی این ایمیلها دقیقا مشابه است . این کار ممکن است تاثیر مثبتی در ذهن گیرنده نداشته باشد . اما اگر بخواهید نامه هر شخصی را خطاب به خود او باشد ؛ بایداز تکنیک ادغام ایمیل ( Mail Merge) استفاده کنید. با این روش شما می توانید ایمیلهای مشابهی را به چند نفر طوری ارسال کنید که جملات آغازین وپایانی هر ایمیل مختص گیرنده آن باشد حتی میتوانید برخی عبارات را تنها در بعضی از نامه ها را یکباره ارسال کنید و در پایان تنها با یک کلیک ساده تمامی تمامی این نامه ها رایکباره ارسال کنید ودر وقت وهزینه خود صرفه جویی کنید.
ادغام ایمیل در Word XPو 2002بسادگی میسر است دراین مقاله Word XPرا انتخاب کرده ایم اما روش کار در Word 2002نیز کاملا مشابه است
یک صفحه جدید باز کنید . گزینه Task Paneاز منوی Viewرا انتخاب کنید . تا ناحیه مربوط به آن در صفحه Word نمایش داده شود با استفاده از گزینه های این ناحیه می توانید بسیاری از کارها را از طریق Wizard بسادگی انجام دهید . در گوشه سمت راست بالای این ناحیه علامت فلش وجود دارد . روی آن کلیک کنید واز منوی ظاهر شده Mail Merge را برگزینید . آنچه مشاهده می کنید Wizard ادغام ایمیل است که شما را قدم به قدم تا ساختن وارسال یک ایمیل ادغامی همراهی می کند این کار در 6 مرحله صورت می گیرد.
مرحله اول : نخستین مرحله انتخاب نوع متن است ؛ گزینه Letters را انتخاب کنید در پایین ناحیه Taskpane روی عبارت Next : Tarting document کلیک تا به مرحله بعدی بروید.
مرحله دوم : حال باید متن نامه را مشخص کنید .
- اگر نامه خود را هنوز تایپ نکرده اید . گزینه use The current document را انتخاب کنید.
- چنانچه می خواهید از قالبهای آماده نامه نگاری Wordاستفاده کنید . باید گزینه start from a template را علامت بزنید.
- اگر نامه را از پیش تایپ کرده ودر جایی ذخیره کرده اید آخرین گزینه یعنی Start from existing document را انتخاب کنید وفایل مربوطه را بیابید در این مثال ما همان گزینه نخست را انتخاب کردیم. حال با کلیک روی next : Select recipients به مرحله بعد بروید.
مرحله سوم : در این بخش باید فهرست افرادی را که می خواهید ایمیل ادغامی به آنها ارسال شود مشخص کنید.
- اگر قبلا فهرستی از نشانی ایمیل ها در یک بانک اطلاعاتی آماده کرده اید . می توانید مورد نخست یعنی use an existing list را برگزینید.
- چنانچه می خواهید از دفترچه نشانی ایمیلهای Outlook استفاده کنید . گزینه دوم یعنی Select from Outlook Contacts را انتخاب کنید.
- ودر پایان اگر می خواهید همین حالا یک فهرست از نشانی ایمیلها را بسازید . گزینه Type anew list را کلیک کنید . در این مثال ما گزینه آخر را انتخاب می کنیم ، تا با ساختن فهرست نشانی ایمیلها نیز آشنا شویم پس از انتخاب این گزینه ، کلمه Create در Task pane ظاهر می شود . روی آن کلیک کنید . پنجره ای برای وارد کردن مشخصات افراد باز می شود . در قسمتهای مختلف این پنجره می توانید عنوان ، نام ونام خانوادگی ، نشانی پستی ، و.... و درانتها نشانی ایمیل نفر اول را وارد کنید . با زدن دکمه New Entry به فرم مشخصات نفر بعدی می روید.
پس از این که تمامی افراد را در لیست اضافه کردید با دکمه Close پنجره را ببندید . پنجره جدیدی با عنوان save Address List باز می شود واز شما می خواهد با دادن یک نام مناسب این فهرست را برای موارد بعدی ذخیره کنید.
نام را وارد کنید و دکمه Save را بزنید . فهرست مزبور در یک بانک اطلاعاتی با پسوند mdb ذخیره می شود که فهرست افراد را نشان می دهد افرادی را که می خواهید ایمیل ادغامی برایشان بفرستید انتخاب کنید اگر می خواهید تغییری در فهرست ایجاد کنید هنوز می توانید با زدن دکمه Edite این کار را انجام دهید .در پایان دکمه Ok را بزنید روی Next : Write your letter کلیک کنید وبه مرحله بعدی بروید.
مرحله چهارم : در این فاز باید نامه خود را تایپ کنید ابتدا بدنه اصلی نامه را که برای تمامی افراد مشابه است در صفحه اصلی ( سمت چپ ) تایپ کنید شما می توانید نشانی و نام شرکت وسایر مشخصات هر فرد را در نامه ای که مربوط به همان فرد است قرار دهید برای این کار کرسو cursor را در ناحیه ای از نامه که می خواهید نشانی قرار گیرد بگذارید وسپس روی عبارت Address Block در ناحیه Task Pane کلیک کنید فایلهای متفاوتی برای نمایش نشانی مشاهده می کنید قالب مورد نظر راانتخاب ودکمه ok را بزنید بهتر است هر یک از نامه ها خطاب به همان فرد گیرنده باشد. پس کرسر cursor را در ابتدای نامه قرار داده روی greeting line در ناحیه وظایف کلیک کنید . قالب انتخابی خود را برگزینید و Ok را بزنید . با کلیک روی next : Preview your letters به مرحله بعدی بروید.
مرحله پنجم : در اینجا می توانید تک تک نامه ها را با فشردن دکمه های <و> مشاهده کنید . چنانچه می خواهید تغییری در تمامی نامه ها داده شود کافی است متن یکی از آنها را تغییر دهید تا این تغییر در تمامی آنها اعمال شود اگر می خواهید در فهرست نشانی های افرا د تغییری ایجاد کنید روی next : complete the merge کلیک کنید تا به مرحله پایانی بروید.
مرحله ششم : در این قسمت می توانید تمامی ایمیلها را پرینت بگیرید و ذخیره ویا ارسال کنید. برای ارسال کافی است روی ایکون merge to email واقع در نوار ابزار ادغام ایمیل کلیک کنید ( تصویر این آیکون 2 برگ کاغذ به همراه یک پاکت نامه است) حال به اینترنت وصل شوید تا ایمیلها برای تک تک افراد فرست ارسال شود چنانچه می خواهید در ایمیل فرد خاصی تغییری ایجاد کنید . کافی است پیش از ارسال های روی عبارت Edit Individualletters کلیک کنید و تمام یا تنها برخی از آنها را تغییر دهید . با تکنیک ادغام ایمیل می توانید در عرض تنا چند دقیقه چندین ایمیل ارسال کنید ، به یکبار امتحانش میرزه
منبع:bcentral.co.uk